7 Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie sich für ein Content Management System entscheiden.

Die Auswahl des richtigen Content Management Systems ist keine leichte Aufgabe. Zu unübersichtlich ist der Anbietermarkt, zu zahlreich die Möglichkeiten und zu undurchsichtig die Lizenzbedingungen. Zudem wachsen die Anforderungen häufig mit dem Einsatz - dies vor allem, wenn man bislang ohne CMS auskam. 

Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen und die Anforderungen an Ihr zukünftiges Content Management System zu definieren. 

Egal, welches Produkt Sie betrachten: Alle glänzen mit einer schier unüberschaubaren Liste an Funktionen, Werkzeugen und Features. Dabei kaufen und bezahlen Sie häufig mehr, als Sie tatsächlich benötigen. Und unter Umständen muss eine wirklich benötigte Funktion teuer nachgerüstet werden oder lässt sich im schlimmsten Fall gar nicht realisieren. 

Daher ist die wichtigste Frage für den Anfang:
Was haben Sie mit Ihrer Website vor?  

Umfang und Inhalte 

Folgende grundlegende Überlegungen sind sehr hilfreich, wenn es darum geht, den benötigen Funktionsumfang zu definieren: 

Wie viel Inhalt werden Sie zur Verfügung stellen? 
Eine Website besteht in aller Regel aus:

• Bereichen, in denen Inhalt einmal hinterlegt und dann über längere Zeit nicht mehr verändert wird (Unternehmensvorstellung, Kontaktdaten, etc.)
• Bereichen, in denen sich häufiger etwas tut (News, Produkte, Downloads, etc.)

Damit benötigen Sie die Basisfunktionen des CMS hauptsächlich für die Initialbefüllung der kompletten Website und im laufenden Betrieb für die Bereiche, in denen sich häufiger Inhalte ändern oder hinzugefügt werden. Dazu kommen, je nach Charakter und Einsatzgebiet der Seite, noch weitere Bereiche, die eine unterschiedlich hohe Frequenz an Änderungen verlangen:

• Blogs
• Wikis
• Themengebiete
• Service-Bereiche mit Downloads, spezifischen Informationen, Links
• Foren
• FAQs 
• etc.

Die Menge an Inhalt und somit Aufwand für die Pflege "errechnet" sich also aus folgenden Komponenten:

1. Alle Inhaltsseiten der Website für die initiale Befüllung (einmaliger Aufwand)
2. Die Seiten der Bereiche, in denen sich häufig Änderungen ergeben oder neue Inhalte hinzukommen (regelmäßiger Aufwand)

Wenn Sie diese Überlegung bei der Ermittlung des Gesamtpflegeaufwands zugrunde legen, können Sie ziemlich einfach ausrechnen, wie häufig das CMS im Einsatz sein wird. 

Wie viele unterschiedliche Autoren/ Redakteure sollen mit dem System arbeiten und Inhalte einpflegen?
Mit der Anschaffung eines Content Management Systems steht nun die Pflege der Website jedem Mitarbeiter offen. Die dezentrale Pflege von Informationen ist häufig einer der Gründe, warum überhaupt ein CMS angeschafft werden soll. Beachten Sie hierbei aber bitte, dass damit ein Zusatzaufwand für jeden zukünftigen Redakteur entsteht: Inhalte schreiben sich nicht von alleine, und selbst das beste System nimmt die Arbeit der Inhaltspflege nicht völlig ab. In der Praxis wird es die sogenannten "Hardcore User" geben, die eine große Affinität zur Technik und zum Internet haben - und die andere Fraktion, für die die Arbeit mit dem neuen CMS einfach nur ein zusätzlicher Aufwand darstellt. 

Jeder Benutzer, der eigenständig Inhalte erfassen und ändern soll, benötigt einen eigenen Benutzer-Account. Viele Systeme rechnen jeden Benutzer einzeln mit Lizenzgebühren ab - dies sollte man bei der Evaluation berücksichtigen. 

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Vorteile Open Source

• Keine Lizenzgebühren (Achtung! Das ist nicht gleichbedeutend mit "kostenlos")
• Meist eine rege Entwicklergemeinde, die kostenfrei zusätzliche Funktionen bereitstellen
• Im Optimalfall eine hohe Verbreitung und somit eine weitgehende Unabhängigkeit vom "Hersteller"
• Offener Quellcode und somit prinzipiell unbegrenzt erweiterbar

Nachteile Open Source

• Kein Hersteller-Support
• Keine Hersteller-Gewährleistung
• Häufig fehlende Dokumentationen (Entwickler, Redakteure)
• Bug-Fixes und Feature-Requests werden auf freiwilliger Basis umgesetzt

Vorteile kommerzielles Produkt

• Hersteller-Support und -Gewährleistung
• In der Regel sehr gute Erreichbarkeit des Herstellers und Support
• Meist umfangreiche Dokumentationen
• Tendenziell höhere Systemstabilität und Zuverlässigkeit durch Qualitätssicherung des Hersteller

Nachteile kommerzielles Produkt

• Kostenpflichtiges Lizenzmodell für System und Erweiterungen, meistens auch Upgrades

Transparente Kosten

• Lizenzkosten für die Erstanschaffung und eventuelle laufende Lizenzkosten
• Einrichtungsgebühren
• Implementierung und Projektumsetzung

Häufig vernachlässigte Kosten

• Kosten für Weiterentwicklung benötigter Funktionen oder den Zukauf von Zusatzmodulen
• Schulung der Redakteure
• Wartungskosten
• Hosting-Gebühren
• Support 

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• Referenzen
• Server-Vorraussetzungen (Hosting)
• Verbreitung der Software
• Anzahl unabhängiger Implementierungspartner
• Eingesetzte Technologie (Zukunftsfähigkeit, Sicherheit, Erweiterbarkeit, Standardisierung)
• Gibt es Fallstudien zu und Erfahrung aus ähnlichen Projekten

• Anbindung Active-Directory Server zur zentralen Benutzerverwaltung
• Dokumenten-Management-Systeme
• Single-Sign-On Dienste (openID, etc.)
• Import/ Export Empfängerlisten für Newsletter 
• Frameworks und APIs
• Shops, CRM, ERP
• Datenbanken